Come una segreteria telefonica può aiutare il tuo business

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Come una segreteria telefonica può aiutare il tuo business

La segreteria telefonica, la macchina voice-over-ip o la segreteria telefonica, è uno strumento di chiamata anche di risposta, che viene utilizzato per rispondere ai telefoni presso aziende e stabilimenti commerciali in cui il numero di utenti telefonici può superare le linee telefoniche disponibili; viene inoltre utilizzato per instradare le chiamate a uffici o reparti alternativi quando necessario. La risponditrice telefonica può instradare le chiamate al front office, al back office o a qualsiasi altra posizione di risposta quando necessario. La macchina fa due chiacchiere con il chiamante. La macchina è dotata di un altoparlante in modo che il chiamante possa sentire l’operatore all’altra estremità della linea; contiene anche un deck a nastro per una voce registrata. Quando viene inserita una chiamata al numero visualizzato sull’ID chiamante, viene fornito un indirizzo VOIP (Voice-over-IP) affinché la chiamata venga instradata correttamente.

Una segreteria telefonica è un buon investimento aziendale perché riduce i costi, fa risparmiare tempo, aumenta la produttività e aiuta a mantenere un servizio clienti di qualità. Di solito è un’aggiunta a un sistema telefonico esistente o può essere acquistata completamente come apparecchiatura indipendente. Il costo di utilizzo di una segreteria telefonica dipende dalle dimensioni dell’azienda, dal numero di linee telefoniche utilizzate e dal numero di chiamate gestite all’ora. Inoltre, alcune aziende possono utilizzare il voice-over IP, che non è supportato da tutti i modelli di segreteria telefonica e richiede attrezzature aggiuntive come un modem, un adattatore telefonico e il noleggio della linea telefonica.

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La segreteria telefonica è utile per le aziende in diversi modi. Risolve un problema che i dipendenti, i clienti o i visitatori possono sperimentare quando cercano di raggiungere qualcuno. Per esempio, una segreteria telefonica può mettere la chiamata in una casella vocale, a cui si può accedere con la password appropriata. La macchina poi riproduce un messaggio che incoraggia la chiamata ad essere messa in una casella vocale, che può quindi essere prontamente risposto e registrato. le caselle vocali possono essere collegate a linee telefoniche individuali o a un computer principale in modo che più numeri di telefono possono essere salvati in memoria senza la necessità di accedere a ciascuno manualmente. infine, le segreterie telefoniche possono fornire un servizio in cui vi è l’impossibilità di stampare alcuni documenti o programmi, che sono utili per esigenze finanziarie urgenti o altre informazioni sensibili al tempo.

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